Die Hinweise der Compliance-Risiken, insbesondere Gesetzesverstöße wie Korruption, Kartellabsprachen oder Vermögensdelikte, können häufig nur von Beteiligten oder Einbezogenen innerhalb des Unternehmens kommen. Um eine, für Hinweisgeber sichere, aber auch vertrauenswürdige Kommunikationsplattform zu gewährleisten, bietet es sich an eine externe Meldestelle einzubinden.
„Neben der bereits behandelten Kommunikation durch das Management sollte zur Verankerung der Compliance im Unternehmen ein Kommunikationskonzept aufgestellt werden, das gleichermaßen die Kommunikation nach innen zu den Mitarbeitenden, als auch die Kommunikation nach außen, etwa zu Kunden, sonstigen Gesprächspartnern und der Öffentlichkeit berücksichtigt.“ (Moosmayer 2015, Compliance Praxisleitfaden für Unternehmen, 3. Aufl. S. 56)
Das Datenschutzrecht ist von Land zu Land unterschiedlich und bedarf vor Beginn einer Untersuchung einer sorgfältigen Analyse. Moosmayer betont hierzu die Notwendigkeit, bei Mitarbeiterbefragungen Protokolle anzufertigen und den Mitarbeitern zur Durchsicht und Unterzeichnung auszuhändigen. (Vgl. ebenda S. 56)
Die Glaubwürdigkeit der Compliance geht rasch verloren, wenn eine unterlassene Sanktionierung von Compliance-Verstößen gerade bei Führungskräften, ans Licht kommt. Das kann bei der Belegschaft fatale Auswirkungen haben.
Erhält die Unternehmensleitung bzw. die Compliance-Organisation Hinweise auf mögliches Fehlverhalten, etwa aus einem Hinweisgebersystem, sind diese im Zuge der ordnungsgemäßen Erfüllung der Aufsichtspflicht zu untersuchen. Auch über die Haftungsfrage hinaus sind interne Untersuchungen ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Compliance-Programms.
Insoweit fällt das Compliance-Programm mit den Funktionen einer internen Revision zusammen.
Compliance-Koordination
Das folgende Schaubild soll zeigen, welche Maßnahmen bzw. Defizite an welche Fachabteilung kommuniziert werden muss. Die fachliche Expertise und die rechtlichen Hintergründe (gerade in der Personalabteilung) kann zu Überschneidungen zwischen den Abteilungen führen.
